Travail collaboratif : méthodes, outils et espace de travail pour booster votre organisation

Quel est selon vous le point commun entre le fordisme, le taylorisme et le travail collaboratif ? Simple ! Ils désignent tous une optimisation de l’organisation du travail. Mais si fordisme et taylorisme au tournant du XXe siècle visaient principalement à accélérer les cadences industrielles, le travail collaboratif s’intéresse, lui, à mieux répondre aux enjeux d’un monde du travail en mutation permanente.

La digitalisation est sans aucun doute au cœur de l’émergence du travail collaboratif ; la méthode agile est ainsi née dans l’univers du développement informatique. Mais peu à peu, la notion de travail collaboratif s’est invitée dans toutes les réflexions concernant les méthodes de travail. Fonctionnement des équipes de salariés, rôle du management, qualité des « livrables », circulation de l’information et développement des compétences… : la méthode collaborative est désormais vantée comme la clé du succès pour les entreprises qui cartonnent.

Gestion de projet, niveau d’informations, ritualisation des processus, organisation des taches, implication des collaborateurs, recherche de meilleures solutions… Le travail collaboratif a de très nombreuses vertus. Mais ce qui en fait un atout considérable, c’est avant tout son impact en matière de créativité et d’innovation. Découvrez pourquoi !

Pourquoi la créativité et l’innovation sont-elles renforcées par le travail collaboratif ?

Optimiser l’organisation du travail est une « obsession » depuis l’avènement de l’ère industrielle, l’objectif évident étant de produire plus et mieux. Mais le travail collaboratif se distingue néanmoins de ces « organisations scientifiques du travail », en ce qu’il cherche aussi à encourager la créativité des collaborateurs impliqués dans la gestion de projet.

Deux approches théoriques pour comprendre l’intérêt des méthodes collaboratives

Keith Sawyer est l’un des chantres du « pouvoir créatif de la collaboration ». Cet universitaire américain a théorisé tout l’intérêt de la collaboration, en s’appuyant sur le modèle de l’orchestre de jazz. Son but : démontrer que l’inventeur solitaire est le plus souvent un mythe ! Dans le milieu de l’entreprise, comme dans un ensemble de jazz, c’est le fait d’être ensemble (de jouer ensemble !) et d’échanger en permanence qui aboutit à de nouvelles idées et à des solutions optimales. Rien n’est figé, le projet (tout comme la musique) évolue et s’améliore en fonction de l’apport de chacun des collaborateurs / salariés (ou musiciens).

Parmi les autres références incontournables sur l’intérêt du collaboratif pour l’émergence de la créativité, il faut citer le travail remarquable de Mitchel Resnik, chercheur au MIT sur les questions d’apprentissage. Selon M. Resnik, ce qui permet d’entretenir et d’éveiller la créativité, c’est le travail en 4P : travailler en mode Projet, avec des Pairs, et en y associant la Passion et le Jeu (Play en anglais).

Objectifs et avantages du travail collaboratif

Quelle que soit l’approche théorique en référence à la créativité, il apparaît clairement qu’au cours des dernières années, l’organisation du travail a constamment cherché à développer l’intelligence collective. En encourageant les salariés à toujours mieux échanger et partager le bon niveau d’informations, en mettant en place des réunions efficaces avec des objectifs clairement définis, on constate que non seulement la productivité est meilleure, mais que les solutions qui émergent sont les plus efficaces.

Parce qu’il encourage la créativité et favorise l’innovation, le travail collaboratif a ainsi transformé le quotidien de nombreuses équipes en entreprise.

Comment l’approche « collaboration/ créativité » impacte-t-elle les méthodes de travail ?

A quoi pensez-vous quand on vous parle de travail collaboratif ? Sans nul doute, penserez-vous en premier au développement de ce qu’on appelle les méthodes agiles. Rien d’étonnant, puisque la méthode agile fait depuis un moment la une des articles dans les revues de management ou de conseil RH.

Gérer un projet en mode agile, adopter l’approche Scrum ou Kanban, utiliser le Lean Product Developement (LPD) dans votre organisation…. Tout cela, c’est du chinois pour vous ? Sachez pourtant que pour de nombreuses entreprises, la mise en place de ce mode de travail coopératif a permis d’obtenir des résultats très performants.

Initialement, la méthode agile vient de l’univers du logiciel et du développement de projets web. Sur des projets complexes, il est apparu qu’il était essentiel de faire preuve de flexibilité, de favoriser les échanges au sein de l’équipe projet pour toujours atteindre le plus haut niveau de connaissances, de privilégiant l’auto-organisation et de livrant à un rythme soutenable des produits parfaitement opérationnels, développés avec l’excellence comme principale préoccupation.

Adopter une méthode collaborative qui favorise la créativité, c’est donc gommer les liens hiérarchiques pour donner toute sa place à l’émergence d’une intelligence de groupe. On constate généralement une plus grande implication des salariés et en parallèle, un niveau de compétences qui s’élève, grâce à des connaissances mieux partagées.

FOCUS : Comprendre la méthode de travail collaboratif SCRUM

Scrum est sans doute la méthode de travail collaboratif la plus connue aujourd’hui en entreprise. Le terme Scrum signifie « mêlée » ; cette référence au rugby montre bien comment cette méthode fonctionne sur une solidarité et une intelligence d’équipe. Une mêlée n’est gagnante que lorsqu’elle est soudée, que la stratégie est partagée par tous ses membres, et que les avancées se font par petits pas.

Le travail en mode projet à la sauce « Scrum » est entièrement fondé sur le produit. Il ne s’agit plus de livrer après des mois de travail un produit correspondant à un cahier des charges initial, mais d’avancer phase après phase, en ajustant continuellement le produit et ses fonctionnalités, en se basant sur les échanges au sein de l’équipe et avec le client. Cette méthode dite « itérative et incrémentale » permet des adaptations constantes pour aboutir à un résultat optimal dans les délais.

Les nouveaux outils au cœur du travail collaboratif

Que ce soit pour la méthode Scrum, la méthode Kanban ou le LPD, les maîtres-mots dans le travail d’équipe sont : auto-organisation, apprentissage continu, rapidité d’action et optimisation des résultats. Pour y parvenir, ces méthodes passent par des « cérémonies » (rituels de réunions rapides), mais aussi des outils facilitateurs. De fait, il n’existe pas de méthode agile sans outils supports... et aujourd’hui il s’agit exclusivement d’outils en ligne !

Pour que le travail en équipe soit efficace, il faut impérativement des interfaces d’échanges permettant de se coordonner sur les taches projet et de partager des documents. Parmi les outils collaboratifs en ligne les plus utilisés du fait de leurs fonctionnalités pratiques, on peut citer :

Slack : une plateforme d’entreprise qui permet aux salariés de gérer les taches par projet et par équipe.
Trello : un outil de projet directement lié à la méthode Kanban qui fonctionne par visualisation des taches. Chaque projet est présenté sous forme de tableaux, dans lesquelles des « cartes » représentent des taches à effectuer. Avantages : tous les projets deviennent tangibles, le fait de les « voir », de savoir à qui ils sont attribués et ce qui reste à faire, permet de mieux s’impliquer dans la réalisation et la recherche des solutions.
Teams : cet outil collaboratif interne dont l’usage s’est considérablement développé durant le confinement fonctionne sur le principe selon lequel la visioconférence et la messagerie instantanée sont les clés collaboratives du monde actuel.
Dans tous les cas, il s’agit à la fois de pouvoir mieux communiquer et plus vite, mais aussi de pouvoir s’envoyer des documents qui puissent être partagés par tous et consultables au même endroit.

Pourquoi les espaces de travail influencent-ils aussi la démarche Collaboration/ Créativité ?

Mais le travail collaboratif n’est pas qu’une question de méthode et d’outils ! L’espace de travail à proprement parler peut également avoir un impact fort sur la créativité et l’innovation. Plus les collaborateurs se sentent bien sur leur lieu de travail, plus l’énergie créative peut se déployer. Ceci explique d’ailleurs pourquoi aujourd’hui, le travail autour de l’agencement et l’aménagement des espaces de travail est presque systématiquement confié à des experts.

On peut se pencher sur l’intéressant retour d’expérience de la d.school Paris, école d’innovation par le design thinking. L’école a créé dans ses bâtiments un lieu appelé « Studio » conçu comme un lieu d’épanouissement de l’innovation… Cet espace de travail a été conçu pour répondre à 7 défis : communiquer les uns avec les autres, libérer la créativité, donner vie aux idées, conserver un esprit de fraîcheur, nourrir la réflexion, passer un moment amical et se ressourcer.

Et si c’était ça le cœur du travail collaboratif ? Une façon de travailler qui conduise non seulement à des résultats optimaux grâce à une meilleure communication s’appuyant sur les compétences de chacun, mais aussi une méthode de travail qui apporte du bien-être individuel ?

Le mobilier de bureau : pour compléter votre dispositif de collaboration créative

On le voit dans cet article, le travail collaboratif, ce sont à la fois des théories, des méthodes, des outils, mais aussi des implications pratiques tels que l’espace de travail et les dispositifs associés. Car une fois l’espace agencé pour encourager le travail collaboratif des salariés, encore faut-il s’appuyer sur un mobilier qui aille dans le même sens…

Les bureaux Assis Debout peuvent prétendre être une solution parfaitement adaptée pour le travail collaboratif. Qu’il s’agisse des formats bench (bureau pour deux) qui facilitent le travail en binôme, ou des tables de réunion ou d’open space, pensées pour des échanges collectifs et des brainstormings, ce type de bureaux réglables joue un vrai rôle dans l’intelligence collective et présentent des avantages désormais bien connus.

Avantages des bureaux Assis Debout pour les méthodes collaboratives

En permettant de travailler debout, ils permettent de faire avancer plus rapidement la réflexion et la recherche de solutions. Les réunions organisées autour d’un bureau réglable en hauteur sont ainsi réputées plus rapides et efficaces ; en cela, ce type de mobilier est particulièrement conforme à la méthode agile qui repose sur des réunions ritualisées et rythmées.

De plus, la position debout permet un autre regard sur les sujets ; travailler en brainstorming autour d’une table de réunion réglable en hauteur se révèle donc aussi bénéfique pour la créativité… comme le confirme une étude publiée dans la revue Social Psychological and Personalty Science.

Être debout en réunion crée une véritable dynamique de groupe et constitue un avantage non négligeable dans la mise en place d’une méthode agile. Prêt à tenter l’expérience ? Signez pour un bureau Assis Debout !

AUM WORLD®, Le Bureau En Mouvement.