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Vers le travail décentralisé : les pratiques des organisations qui gèrent tout à distance

Vers le travail décentralisé : les pratiques des organisations qui gèrent tout à distance

La pandémie de la COVID 19 et les différents confinements imposés ont contraint les entreprises à décentraliser le travail. Forcées d’appliquer le télétravail partiel ou total, certaines d’entre elles ont pu constater que le télétravail était non seulement possible mais également préférable.

 

Qu'est ce que le travail décentralisé ?

1. Déjà 50 ans de travail décentralisé 

C’est depuis les années 70 que l’on observe les premières pratiques de télétravail. La raison est simple ; le 1er choc pétrolier a impacté tellement le coût du carburant que certaines organisations ont choisi de limiter son augmentation en diminuant les trajets en voiture de certains collaborateurs. 


Par la suite, l’avènement des technologies de communication tels que les  ordinateurs personnels (Le 1er ordinateur portable Osborne 1 date de 1981), celui d’Internet, des messageries, de la connexion à haut débit, des ordinateurs et des téléphones portables, du cloud et de la vidéo téléphonie, le télétravail s’est répandu dans les années 2000.


2. Bénéfices du travail décentralisé


Des études ont démontré que le télétravail apporte de nombreux bénéfices notamment en termes de rendement et d’engagement plus accrus.

De façon synthétique, voici les bénéfices des parties prenantes :

  • Pour les entreprises, le télétravail permet de réduire les coûts immobiliers, de recruter ou faire appel à des talents n'importe où dans le Monde et de profiter d'une augmentation de la productivité.
  • Pour les salariés, les bénéfices sont la flexibilité géographique pour les collaborateurs "Je travaille où je veux", le gain de temps dans les transports et bien évidemment un meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Mais cela révèle également de nombreux défis en termes de communication, de sociabilisation, de sécurité, d’évaluation des performances ou bien encore de transmission de connaissance.


3. Risques du travail décentralisé


Le travail décentralisé nécessite de mettre en place une organisation bien structurée car il existe des risques et encore beaucoup d’inquiétudes pour certains dirigeants et managers.

En effet, nombreux sont ceux qui estiment que la communication entre salariés est affectée notamment pour tout ce qui nécessite des brainstormings ou des résolutions de problème.


A cela, s’ajoutent les difficultés de transmission du savoir, les sujets de socialisation. D’un point de vue Ressources Humaines, les évaluations des performances et la politique de rémunération appellent à des adaptations. Alors que la sécurité des données et les règlementations demeurent un enjeu primordial.



Les pratiques des organisations qui gèrent tout à distance


Le bureau est un lieu d’interaction au travers des opens spaces, des salles de réunion et des zones de détente. C’est aussi et surtout un mode de vie où les habitudes sont si fortes qu’il est parfois difficile d’imaginer en changer.

Mais dans l’économie de savoir dans laquelle nous sommes, la pandémie de la COVID 19 a révélé que le travail décentralisé était bénéfique et que certaines inquiétudes pouvant être levées.


1. Quels sont les nouveaux modes de communication ?


La communication synchrone laisse peu à peu la place à la communication asynchrone ; tout dépend de l’éparpillement géographique des salariés.

Si les organisations ont des effectifs ayant les mêmes fuseaux horaires, les outils de visioconférence comme Google Meet, Skype, Zoom ou encore Microsoft Teams sont les solutions les plus répandues et ce malgré les quelques difficultés de performance rencontrées au début de la crise sanitaire.

Si les organisations ont des effectifs avec des fuseaux horaires décalés, c’est la communication asynchrone qui s’impose. A ce titre, il existe des outils qui mettent à disposition des salariés des canaux de communication, à l’instar de SLACK et des tableaux blancs partagés comme Miro ou Stormboard. L’un des principaux avantages est une meilleure préparation en amont des livrables, des idées et des feedbacks en début de projet.


Au-delà des outils, certaines organisations mettent en place des couples parrains/filleuls entre les collaborateurs. Les plus expérimentés accompagnent les nouveaux salariés en organisant des échanges réguliers.



2. Comment transmettre la connaissance sans se voir ?

Alors que dans un bureau, les connaissances sont souvent « dans la tête des gens », la transmission du savoir trouve une nouvelle forme dans le cadre du télétravail. Et cela offre un réel avantage sur le long terme, car il s’agit de documenter de façon transparente et précise l’ensemble des connaissances liés aux activités et aux métiers de l’entreprise.


Ainsi, une forme de bible de l’entreprise se créé, composée de documents, d’images et de vidéos. Elle est régulièrement mise en jour par les salariés, un peu à la mode de Wikipédia où chacun est contributeur, et est partagée régulièrement pour alimenter les projets et les réunions.


3. Comment rester une entreprise humaine : le besoin de socialisation

Parce que le risque d’isolement est présent, de nombreuses organisations s’inquiètent de l’absence physique des salariés. Les managers indiquent ne plus être en mesure d’identifier d’éventuels dysfonctionnement et les collaborateurs craignent de ne plus créer de liens affectifs avec leurs pairs.


Or les différentes recherches de Thomas J.Allen du MIT 1970) a démontré que si les salariés sont séparés par des parois, des murs ou des bâtiments, il ne peut y avoir de communication fortuite.


Pour y résoudre, les organisations en mode totalement décentralisé, font appel aux technologies en créant des chats groupés ou des cafés virtuels.

Concernant la hiérarchie, qui est souvent très sollicitée, les échanges peuvent être réalisés à partir de formulaire sous forme de questions/réponses. La communication est certes asynchrone mais souvent la rapidité des échanges est supérieure que dans un lieu de travail.


En complément, parce que l’humain a besoin d’interactions qui est le ciment des relations, des événements en présentiel sont organisés. Sous forme de congrès ou de séminaires, ce sont des moments de détente qui renforcent souvent plus les liens que de se croiser tous les jours au bureau.


Des communautés de télétravailleurs peuvent également se créer (l’équipe Marketing, la Task Force dun projet) qui renforcent le lien d’appartenance à l’entreprise.


4. Comment mesurer les performances et quelle politique de rémunération adoptée ?

Certaines organisations s’interrogent sur la nécessité de mettre des surveillances informatiques sur les postes de chaque collaborateur. Au-delà du respect du cadre légal, ce type de système est déconseillé car sous le spectre du tout contrôle, ces pratiques infantilisent les collaborateurs et créent une perte de confiance.


Pour ce qui est de la rémunération, certaines organisations tiennent compte du coût niveau de vie du lieu de résidence du télétravailleur. Ceci étant, la plupart d’entre elles continue de privilégier l’expérience et de la mission.


5. Comment garantir la sécurité ?

Le sujet fait parler de lui depuis les récents épisodes de piratage au sein même d’institutions (Ex. Mairie de La Rochelle). La protection des données des collaborateurs, de l’entreprise et des clients est cruciale.

A ce titre, il existe une variété de solutions que seuls des informaticiens avertis peuvent mettre en place et qui nécessitent une volonté des dirigeants car les investissements sont souvent coûteux et on en mesure le retour sur investissement qu'en cas d'incident. 

Conclusion

Quelque soit la taille de son organisation, le travail décentralisé se présente comme l'avenir imminent du monde du travail. Au delà de l'épisode pandémique, les nouvelles générations et donc les futurs collaborateurs, sont dors et déjà prêtes.

Pour y parvenir, il faut la volonté des dirigeants, la mise en place de solutions informatiques et organisationnelles parfois coûteuses en charge et en délai, la motivation des managers. Le reste suivra...

 

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Sources :

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